Datenschutzerklärung Personalvorsorge

1. Grundsatz

Die Datenschutzerklärung gilt für die Bearbeitung sämtlicher Personendaten, die wir im Zusammenhang mit der Durchführung der beruflichen Vorsorge und der damit verbundenen Tätigkeiten bearbeiten.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und bearbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen resp. unsere Online- Dienste nutzen, und weiterverarbeiten, speichern und an Dritte weitergeben, wenn wir für Sie Dienstleistungen erbringen.

Wir erheben und bearbeiten Ihre Personendaten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken und nur im dafür notwendigen Umfang und im Rahmen der anwendbaren Gesetzesvorschriften. Dabei bewahren wir Ihre Personendaten nur soweit und solange auf, als es die Erbringung unserer Dienstleistungen erfordert. Wir garantieren den Schutz unserer Datenbanken vor fremden Zugriffen, Verlusten, Missbrauch oder Fälschung.

Zur Wahrung der Sicherheit Ihrer Personendaten und zu deren Schutz gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen und unberechtigte Zugriffe treffen wir angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer (z.B. Verschlüsselung und Pseudonymisierung von Personendaten, Protokollierungen, Zugriffsbeschränkungen und Speicherung von Sicherheitskopien) und organisatorischer Natur (z.B. Weisungen an unsere Mitarbeitenden, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Kontrollen).

2. Datenschutzverantwortlicher

Die für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle ist Herr Christian Zumbach, Mitglied des Stiftungsrates.

3. Adressaten der Datenschutzerklärung

Betroffen von dieser Datenschutzerklärung sind alle Personen, deren Personendaten wir bearbeiten. Dabei spielt die Art der Kontaktnahme keine Rolle.

Unsere Datenbearbeitungen können insbesondere die folgenden Kategorien von Personen betreffen, soweit wir dabei Personendaten bearbeiten: Versicherte, Rentnerinnen und Rentner und deren Angehörige, andere begünstigte Personen; frühere, aktuelle und zukünftige Arbeitgeber bzw. deren Kontaktpersonen, Familienangehörige und Angestellte; Bevollmächtigte (z.B. gesetzliche Vertreter); Forderungsberechtigte, haftpflichtige Personen und weitere beteiligte Personen; Mitglieder unserer Organe; Kontaktpersonen von Sozial- und Privatversicherern, anderen Vorsorgeeinrichtungen und Freizügigkeitseinrichtungen, Lieferanten und Partnern sowie von Behörden und Ämtern; Personen, die sonstige Dienstleistungen von uns in Anspruch nehmen; Besucherinnen und Besucher unserer Webseiten und Räumlichkeiten; andere Personen, die mit uns Kontakt aufnehmen.

4. Arten von Personendaten

Die von uns gemäss dieser Datenschutzerklärung bearbeiteten Personendaten beziehen sich sowohl auf versicherte Personen und Rentnerinnen und Rentner als auch auf Dritte. Wenn Sie uns Daten über Dritte zukommen lassen, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten richtig sind. Bitte informieren Sie diese Dritten deshalb über die Bearbeitung ihrer Daten durch uns und übergeben Sie ihnen eine Kopie dieser Datenschutzerklärung.

Bestimmte Arten von Personendaten gelten datenschutzrechtlich als «besonders schützenswert», z.B. Angaben über die Gesundheit und biometrische Merkmale. Die Personalvorsorgestiftung der Kalaidos Bildungsgruppe Schweiz bearbeitet besonders schützenswerte Personendaten nur im Zusammenhang mit der Durchführung der beruflichen Vorsorge, insbesondere bei der Bearbeitung von Invaliditätsfällen, und mit Ihrer separaten Einwilligung.

5. Datenbearbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die Bearbeitung von Personendaten erfolgt primär zum Zweck der Durchführung der beruflichen Vorsorge (z.B. Abschluss und Abwicklung von Anschlussverträgen mit dem Arbeitgeber, Aufnahme versicherter Personen, Prüfung und Abwicklung von Vorsorgefällen einschliesslich der Koordination mit anderen Versicherern).

Rechtsgrundlage ist die Gesetzgebung über die berufliche Vorsorge, insbesondere das Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG) und das Bundesgesetz über die Freizügigkeit in der beruflichen Vorsorge (FZG) und die zugehörigen Verordnungen. Als Bundesorgan im Sinne von Art. 5 lit. i DSG bearbeiten wir Ihre Personendaten in diesem Bereich im Rahmen unserer gesetzlichen Bearbeitungsbefugnisse (z.B. Art. 85a ff. BVG). Im Bereich der überobligatorischen Vorsorge untersteht unsere Datenbearbeitung nicht den Datenschutzbestimmungen des BVG, sondern jenen des Datenschutzgesetzes (DSG).

6. Übermittlung von Personendaten an Dritte

6.1. Verbot der Übermittlung von Personendaten an Dritte

Wir geben Ihrem Arbeitgeber keine Daten über Ihre Gesundheit oder Vorgänge wie z.B. Einkäufe, Vorbezüge usw. bekannt.

Im Weiteren werden Ihre Personendaten weder an Dritte weitergegeben noch verkauft oder sonst wie übermittelt, es sei denn, dass dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Darüber hinaus können Daten an Dritte übermittelt werden, soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch vollstreckbare behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu rechtlich verpflichtet sein sollten.

6.2. Ausnahmsweise Bekanntgabe von Personendaten an Dritte

Daten von Versicherten und Rentnerinnen und Rentnern im Zusammenhang mit der obligatorischen beruflichen Vorsorge werden nur im gesetzlichen Rahmen bekanntgegeben.

6.2.1. Vorsorgefälle, Scheidungen, Erbschaftsstreitigkeiten, Adressprüfung, Bonitätsprüfung und Inkasso

Im Zusammenhang mit der Meldung und dem Eintritt eines Vorsorgefalls und mit anderen Leistungen wie z.B. einer Überweisung bzw. Auszahlung der Austrittsleistung können wir Daten z.B. mit Freizügigkeitseinrichtungen, anderen Vorsorgeeinrichtungen, Behörden und Ämtern (z.B. Sozialversicherern wie insbesondere die Invalidenversicherung oder Sozialämter), anderen Versicherern, medizinischen Leistungserbringern und Sachverständigen, Banken und Kreditgebern, Gerichten und externen Anwälten austauschen. Ebenso können wir Daten von Dritten erheben und an diese weitergeben, z.B. an Ärzte und andere Leistungserbringer, an Sachverständige, an Behörden, Gerichte, Auskunftspersonen und Anwälte (Koordination von Leistungspflichten, Klärung und Durchsetzung von Regressansprüchen). Besonders bei Scheidungen und Erbschaftsstreitigkeiten geben wir Personendaten an Gerichte und andere Vorsorge- oder Freizügigkeitseinrichtungen bekannt.

Im Weiteren können wir für Bonitätsprüfungen und das Inkasso von Forderungen Personendaten z.B. zu ausstehenden Forderungen und zum Zahlungsverhalten an Dritte bekanntgeben.

6.2.2. Bekanntgabe von Personendaten an Dienstleister als "Auftragsbearbeiter"

Unsere Auftragsbearbeiter sind verpflichtet, Personendaten ausschliesslich gemäss unseren Instruktionen zu bearbeiten sowie geeignete Vorkehrungen zur Datensicherheit zu treffen. Wir stellen durch die Auswahl der Dienstleister und durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitung Ihrer Personendaten gewährt ist. Dabei geht es z.B. um IT-Dienstleistungen (Leistungen bei Versichertenverwaltung und Datenspeicherung), den Versand von E-Mail-Newslettern, Datenanalyse und -veredelung oder Beratungsdienstleistungen.

7. Übermittlung von Personendaten ins Ausland

Wenn wir Ihre Personendaten im Einzelfall in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau übermitteln, stellen wir den Schutz Ihrer Personendaten in angemessener Weise sicher, z.B. durch den Abschluss von Datenübermittlungsverträgen mit den Empfängern Ihrer Personendaten in Drittstaaten, die den erforderlichen Datenschutz sicherstellen (sog. Standardvertragsklauseln , d.h. Verträge, die von der Europäischen Kommission und dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten genehmigt, ausgestellt oder anerkannt wurden). Ausnahmsweise kann die Übermittlung in Länder ohne angemessenen Schutz auch zulässig sein gestützt auf eine Einwilligung, im Zusammenhang mit einem Rechtsverfahren im Ausland oder bei Erforderlichkeit der Übermittlung für die Abwicklung eines Vertrags.

8. Dauer der Bearbeitung und Speicherung (Aufbewahrung) von Personendaten

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten,

• solange es für den jeweiligen Zweck der Bearbeitung erforderlich ist;
• solange wir ein berechtigtes Interesse an der Speicherung haben (zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen, zu Archivierungszwecken und zur Gewährleistung der IT- Sicherheit);
• solange sie einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen (Art. 27i ff. BVV 2).
  
  

9. Profiling und automatisierte Entscheidfindung

Die personenbezogenen Daten unterliegen keiner automatisierten Entscheidfindung, und es werden keine Persönlichkeitsprofile erstellt (kein Profiling).

10. Rechte der betroffenen Person

Es stehen Ihnen im Zusammenhang mit Ihren Personendaten folgende Rechte zu:

• ein Auskunftsrecht über Ihre bei uns gespeicherten Personendaten;
• das Recht, unrichtige oder unvollständige Personendaten korrigieren zu lassen;
• das Recht, die Löschung oder Anonymisierung Ihrer Personendaten zu verlangen, falls sie für die Durchführung der beruflichen Vorsorge nicht (mehr) erforderlich sind;
• das Recht, die Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten zu fordern, insoweit die Bearbeitung für die Durchführung der beruflichen Vorsorge nicht (mehr) erforderlich ist;
• das Recht, bestimmte Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten;
• das Recht, eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, soweit eine Bearbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Allerdings können diese Rechte dann eingeschränkt oder ausgeschlossen werden, wenn Zweifel an der Identität bestehen oder dies zum Schutz anderer Personen, zur Wahrung von schutzwürdigen Interessen oder zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Sie haben zudem die Möglichkeit, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) Beschwerde einzureichen, wenn Sie befürchten, die Bearbeitung Ihrer Personendaten sei nicht rechtskonform.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anzupassen. Generell gilt für Datenbearbeitungen jeweils die Datenschutzerklärung in der bei Beginn der betreffenden Bearbeitung auf unserer Website publizierten aktuellen Fassung.

12. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Bearbeitung Ihrer Personendaten können Sie uns kontaktieren.

Datenschutz-Verantwortlicher:
Christian Zumbach, Mitglied des Stiftungsrates, E-Mail c.zumbach@kalaidos.ch

Datenschutz-Berater:
Daniel Villoz, Stv. Geschäftsführer, E-Mail d.villoz@kalaidos.ch



Zürich, im September 2023